Scrum – słowo, które ostatnimi czasy w IT jest odmieniane przez wszystkie przypadki. Można powiedzieć, że jest to jedno z najbardziej popularnych (zwinnych) podejść do wytwarzania produktów i usług. Jedną z ról, w tej metodyce, pełni Scrum Master. Taka osoba pracuje zarówno na poziomie zespołu, jak i organizacji. Z tego też powodu, ale także wielu innych, Scrum Master powinien posiadać szereg kompetencji miękkich.
W tym artykule przedstawię pięć z nich, które, w mojej opinii, są nieocenione w codziennej pracy na tym stanowisku, a także, w jaki sposób można je rozwijać. Przedstawię także proces, który można zastosować do planowania rozwoju swoich kompetencji miękkich.
Komunikatywność
Uważam, że najważniejsza cecha/umiejętność Scrum Mastera to komunikatywność. Wynika to z tego, iż charakter tej pracy, w dużej mierze opiera się na pracy z ludźmi. Grono osób, z którymi Scrum Master współpracuje, jest bardzo duże – są to zarówno członkowie zespołu Scrumowego, interesariusze, ale także wiele innych osób pracujących w danej organizacji. W związku z tym bardzo istotne jest to, żeby Scrum Master był osobą, która umie efektywnie komunikować się z innymi.
Co to oznacza w praktyce? Komunikatywny Scrum Master to taki, który:
- Potrafi budować relacje z drugim człowiekiem.
- W sposób jasny i zwięzły przekazuje swoje myśli i informacje.
- Dostosowuje swój styl komunikacji do aktualnej sytuacji (i osoby).
- Odnajduje się w rozmowach na różnych poziomach organizacji.
Bycie dobrym komunikatorem to umiejętność, którą można (a nawet trzeba rozwijać). Jak? Przede wszystkim poprzez otwartość na innych (i ich uwagi), ale także poprzez praktykę i wyciąganie wniosków z własnych błędów. Trenowanie komunikatywności to proces, który wymaga czasu i wysiłku, ale jest wart tego, iż może przynieść wiele korzyści w codziennej pracy.
Empatia
Bycie empatycznym oznacza, iż posiada się zdolność do odczuwania stanów psychicznych innych osób, ale także to, że potrafi się przyjąć sposób myślenia i perspektywę, na przykład, naszego rozmówcy. O empatii świetnie mówi Marshall Rosenberg, twórca NVC (komunikacji bez przemocy):
„Empatia jest dla mnie jak surfowanie po falach. Surfując, staram się zgrać z energią fal i wsłuchać się w ich ruchy. Tak samo jest z empatią: poddaję się rytmowi życia, które pulsuje w danej osobie”.
W pracy Scrum Mastera empatia pozwala na budowanie głębszych relacji z innymi, a także na lepsze identyfikowanie potrzeb i problemów członków zespołu czy całej organizacji. Warto także zaznaczyć, że Scrum Master powinien posiadać empatię w stosunku do siebie. Bez tego, może jej zabraknąć także dla innych.
Empatię można rozwijać na wiele sposobów, na przykład poprzez:
-
- otwartą komunikację i rozmawianie o emocjach swoich i innych osób;
-
- bycie uważnym i bardziej skupionym na swoim rozmówcy;
-
- praktykowanie sytuacji, w których staramy się zrozumieć innych;
-
- pracę nad własnymi emocjami i samoświadomością.
Zarządzanie konfliktami
W pracy Scrum Mastera nie ma możliwości, by uniknąć tematu pracy z konfliktami. Pojawiają się one w różnych sytuacjach i są nieodłącznym elementem pracy zespołowej. Z tego też powodu istotne jest to, aby próbować zrozumieć każdą ze stron sporu i spróbować wypracować wspólne rozwiązanie danego problemu.
Istotne jest to, że nie warto postrzegać konfliktu jako czegoś negatywnego. Konstruktywny konflikt to taki, w którym na przykład, członkowie zespołu nie boją się rozmawiać o trudnych tematach i chcą konfrontować swoje, często odmienne, zdania na dany temat.
Z punktu widzenia pracy w Scrumie, ciężko jest przedstawić uniwersalne podejście, jakie powinno stosować się w kontekście rozwiązywania konfliktów. Rozwijanie tej umiejętności powinno opierać się na doświadczeniu i szukaniu rozwiązania danego konfliktu na podstawie zebranej wiedzy i doświadczeń z poprzednich.
Warto też wspomnieć, że Scrum Master nie powinien unikać konfliktów, gdyż taka postawa może prowadzić do „zamiatania spraw pod dywan” i tego, że nierozwiązane problemy wrócą w przyszłości ze zdwojoną siła.
Dawanie i otrzymywanie feedbacku
Feedback, czyli udzielanie informacji zwrotnej na dany temat. W pracy Scrum Mastera jest to jedna z najlepszych metod, aby regularnie:
Zbierać informacje na temat swojej pracy – by stawać się coraz lepszym pracownikiem. Dzielić się swoimi spostrzeżeniami z zespołem, by pracowało się wszystkim lepiej i efektywniej. Otrzymywać spostrzeżenia na temat produktu i tego, co można zrobić, by go ulepszyć.
Chciałbym przedstawić dwie metody dawania informacji zwrotnej drugiej osobie, które możesz wykorzystać w swojej codziennej pracy:
Feedback kanapkowy – polega na tym, iż rozpoczynamy naszą wypowiedź od pozytywnej emocji – czyli docenieni danej osoby, czy grupy, za to, co zrobiła. Można to wyrazić na przykład słowami „świetna robota, brawo”. Po tym mógłbyś wymienić dwie, trzy rzeczy, które dana osoba (lub grupa) zrobiła dobrze. Drugi etap tej metody to wskazanie na to, co można poprawić. Jednak ważne jest to, aby Twoja wypowiedź miała wydźwięk pozytywny. Możesz także zasugerować, w jaki sposób Twoje sugestie można przekuć w konkretne akcje. Ostatni etap tej metody to, ponownie, przekazanie pozytywnej informacji, aby zakończyć rozmowę w miły sposób.
FUKO – metoda ta polega na takim skonstruowaniu feedbacku, aby zawierał takie informacje jak: (F)akty , (U)czucia , (K)onsekwencje i (O)czekiwania.
Możemy jednak być także stroną, która otrzymuje feedback. Wszyscy chcielibyśmy otrzymywać tylko pozytywne informacje. Jednak co w sytuacji, gdy informacja od naszych współpracowników będzie negatywa? Wówczas, warto:
- Zwrócić uwagę na to, czy feedback opiera się na konkretnych sytuacjach i zadać sobie pytanie, czy uwagi skierowane do Ciebie mają poparcie w faktach.
- Zadać sobie pytanie, czy rozumiemy to, co zostało nam przekazane – jeśli nie, warto podpytać autora feedbacku (jeśli to możliwe).
- Przedyskutować go z osobami niezwiązanymi z daną sytuacją, które spojrzą na taką opinię z innej perspektywy.
- Jeśli zgadzamy się z otrzymanym feedbackiem (czyli można powiedzieć, że jest konstruktywny) to należy coś z nim zrobić. Warto przygotować listę akcji, które podejmiemy celem poprawy naszej pracy.
Sztuka dawania i otrzymywania feedbacku jest czymś, nad czym zdecydowanie warto pracować cały czas.
Aktywne słuchanie
Ta umiejętność, podobnie jak empatia, jest przydatna w kontekście zbierania informacji i identyfikowania potrzeb innych. Aktywne słuchanie to, w dużym skrócie, zaangażowanie się w rozmowę w takim sposób, że druga strona czuje się wysłuchana, ale także to, że w pełni słyszymy to, co osoba, z którą rozmawiamy, chce nam przekazać.
Pojawia się zatem pytanie – w jaki sposób słuchać, żeby wyciągnąć jak najwięcej informacji z rozmów, które przeprowadzamy?
- Utrzymywanie kontaktu wzrokowego z rozmówcą – aktywność, która wydaje się oczywista i banalna – jednak często zapominana, a pozwala na to, by druga osoba poczuła, że kierujemy całą uwagę na nią.
- Zadawanie pytań, które skłonią rozmówcę do rozwinięcia wątku – czyli takich, które na przykład prowokują do zastanowienia się, czy sięgają do sedna problemu – są bardzo wartościowe. Ważne jest, by były to pytania otwarte, które pozwolą drugiej osobie na rozszerzenie swojej wypowiedzi.
- Parafraza – polega na tym, aby w taki sposób powtórzyć to, co usłyszeliśmy, żeby upewnić się, że dobrze zrozumieliśmy to, co chciał przekazać nam nasz rozmówca. Jest to szczególnie ważne, gdy nasza rozmowa jest wielowątkowa.
- Nieprzerywanie rozmówcy – jest to nie lada wyzwanie, szczególnie, w czasach, gdy wykazujemy tendencję do bycia niecierpliwym. Pozwólmy drugiej osobie na dokończenie myśli, gdyż jest to oznaka, że szanujemy to, co dana osoba chce nam powiedzieć.
- Wykazywanie zainteresowania drugim człowiekiem – czyli okazywanie ciekawości tym, co nasz rozmówca chce nam powiedzieć.
W jaki sposób podejść do rozwoju kompetencji miękkich?
Świadomość tego, jakie umiejętności miękkie są potrzebne, by spełniać się w roli Scrum Mastera to jedno. Równie, a może i ważniejszą kwestią jest to, w jaki sposób podchodzić do ich rozwoju.
Chciałbym zaproponować proces, który nie jest niczym innym, jak opakowaniem swojej nauki/rozwoju w cykle, który można przyrównać do pracy w Sprintach. Jeden taki cykl, który może być dwutygodniowy (lub dłuższy) będzie składać się z następujących elementów:
- Zdefiniowanie celu – czyli na jakiej umiejętności/ach miękkich chciałbym się skupić w nadchodzącym okresie.
- Daty – w jakim czasie będę pracował nad konkretnymi umiejętnościami?
- Zasoby – jakich materiałów potrzebuję – książki/kursy/webinary/szkolenia?
- Pomoc – kto może mi doradzić/z kim mogę porozmawiać na temat rozwijania danych umiejętności?
- Przeszkody – co blokuje mnie przed pracą nad konkretnym tematem?
- Kryteria – czyli co będzie oznaczało, że osiągnąłem swój cel?
- Akcje – co i w jaki sposób muszę zrobić, aby osiągnąć dany cel?
- Przegląd – jak często będę sprawdzać swoje postępy?
Warto na końcu każdego takiego cyklu zastanowić się nad tym, co się udało, a czego nie udało mi się osiągnąć, a także czego się nauczyłem i jakie lekcje mogę wyciągnąć na przyszłość.
Podsumowując, w pracy Scrum Mastera, wykorzystywanych jest wiele umiejętności miękkich. Warto pamiętać o tym, iż rozwijanie ich to ciągła praca, która wymaga zaangażowania, ale także uczenia się na błędach i zbierania informacji od ludzi, z którymi pracujemy.
Jeśli zainteresował Cię artykuł, zachęcamy do sprawdzenia szkoleń z kategorii Zarządzanie - Scrum: Scrum Product Owner oraz Zarządzanie projektami zgodnie z SCRUM.
